Archivio generale di ateneo

Procedure per la richiesta di archiviazione dei documenti

Preliminari

In fondo si trovano i 2 moduli da utilizzare per fare richiesta di archiviazione.
Il materiale da trasferire deve essere da deposito o storico, poiché l'archivio corrente deve essere di norma tenuto presso l'ufficio responsabile del procedimento.
Se necessario, il personale preposto può aiutare a valutare la tipologia del materiale e l'eventuale scarto.

Compilazione modulo richiesta archiviazione

Nel modulo di richiesta di archiviazione, firmato dal responsabile dell'Ufficio, devono essere specificati:

1. l'ufficio di provenienza;
2. la tipologia del materiale;
3. metri lineari di materiale da archiviare.

Preparazione delle scatole per il trasporto

L'ufficio che intende trasferire materiale deve:

1. scaricare il modulo da applicare sulle scatole - almeno su 2 lati - dopo averle confezionate; il modulo deve riportare chiaramente l'Ufficio di provenienza e una descrizione sommaria del materiale inscatolato;
2. preparare un elenco dettagliato di tutto il materiale da trasferire da spedire via mail o su dischetto da consegnare al personale preposto (D'Orazio o Ronco).

Appena preparato il materiale e la relativa modulistica, avvisare via e-mail il personale preposto (D'Orazio o Ronco), che provvederà a dare istruzioni su tutti i passaggi organizzativi successivi (informazioni sulle ditte di facchinaggio) concordando i tempi e le modalità con il responsabile dell'ufficio richiedente per la consegna del materiale, se necessario detto personale effettuerà un sopralluogo per verificare che tutte le procedure siano state correttamente effettuate e per valutare meglio il programma di trasloco.

Procedure per la richiesta di archiviazione di libri e riviste

Trasferimento in archivio

La dislocazione di libri e riviste provenienti dalle biblioteche centrali o dai fondi dei dipartimenti deve essere richiesta formalmente dal direttore operativo del centro di riferimento. La richiesta, effettuata con il modulo A2 (vedi sotto), deve contenere le informazioni sulla quantità e la tipologia del materiale, e deve attestare l'avvenuto adempimento delle procedure descritte di seguito.
I tempi e le modalità del trasferimento devono essere concordati con Anita D'Orazio, preferibilmente via e-mail (archivio@adm.unipi.it).
Il materiale bibliografico che si intende dislocare nell'archivio deve essere preventivamente catalogato in Aleph, se si tratta di monografie e tesi, in ACNP se si tratta di periodici.
In ambedue i casi le registrazioni devono contenere l'indicazione ARCHIVIO scritta in maiuscolo prima della collocazione. Tale indicazione deve essere riportata anche sull'etichetta apposta sul dorso del volume.
Il materiale bibliografico che non abbia subito preventivamente questo trattamento non sarà accettato.

Procedure per il prestito di libri e DD riviste

Ricordiamo a tutti i colleghi che usufruiscono dei servizi dell'Archivio, sia nell'ambito della fornitura di documenti, sia nell'ambito della movimentazione dei volumi, alcune norme basilari per facilitare l'erogazione dei servizi stessi.

A. Richiesta volumi

• L'utente che cerca un volume si rivolge alla Biblioteca che figura sul catalogo di ateneo Aleph;
• se il volume ricercato è già disponibile in altre biblioteche dell'Università il personale indirizza l'utente verso quelle strutture;
• se il volume si trova solo in Archivio il personale gira la richiesta redatta in maniera dettagliata e precisa all'Archivio usando il seguente modulo attivabile: MODULO;
• in ogni caso, per le monografie e le tesi devono essere indicati: Autore, Titolo e Collocazione;
• in ogni caso dovranno essere inseriti nella richiesta: Nome, Cognome, Recapito telefonico, Struttura di afferenza della persona che ha preso in carico la richiesta;
• la richiesta dovrà essere obbligatoriamente inviata per conoscenza al proprio Direttore operativo;
• al rientro dal prestito la Biblioteca provvede a recapitare il volume all'ufficio centrale, via posta interna o con consegna diretta.

B. Richiesta articoli

• L'utente che cerca un articolo su rivista si rivolge alla Biblioteca che figura sul catalogo ACNP;
• il personale della Biblioteca controlla se il documento è disponibile in formato elettronico (Ricerca riviste elettroniche) nel qual caso lo fornisce all'utente;
• il personale controlla tramite ACNP se il documento sia disponibile in formato cartaceo presso un'altra Biblioteca dell'ateneo e in questo caso indirizza l'utente verso la struttura pertinente;
• se il documento si trova solo in Archivio il personale gira la richiesta redatta in maniera dettagliata e precisa all'Archivio usando il seguente modulo attivabile: MODULO;
• in ogni caso, per gli articoli devono essere indicati: Autore, Titolo articolo, Pagine, Titolo rivista, Anno, Numero, Fascicolo, Collocazione (se presente su ACNP);
• in ogni caso dovranno essere inseriti nella richiesta: Nome, Cognome, Recapito telefonico, Struttura di afferenza della persona che ha preso in carico la richiesta;
• la richiesta dovrà essere obbligatoriamente inviata per conoscenza al proprio Direttore operativo;
• la trasmissione avverrà in formato elettronico solo se il documento è inferiore alle 40 pagine, altrimenti verrà inviato alla Biblioteca richiedente l'intero fascicolo della rivista;
• controllo ricevimento: la Biblioteca avverte via e-mail se ha ricevuto l'articolo.

C. Consutazione articoli

• In casi particolari, quando un utente abbia necessità di consultare materiale vario e/o non spostabile dall'Archivio, il Direttore operativo può chiedere al Dirigente l'autorizzazione per l'accesso diretto alla consultazione in Archivio, che verrà concordata nei tempi e nelle modalità ed effettuata a cura del personale dell'Archivio.

L'archivio assicura

• la fornitura del documento in formato elettronico al massimo entro 3 giorni (se ciò non avvenisse, si prega di ricontattare l'Archivio, perché potrebbero essere intervenuti problemi nella ricezione della richiesta)
• il trasporto dell'unità documentale alla Biblioteca richiedente tramite servizio di corriere che funziona tutti i lunedì e giovedì, nei casi di urgenza (specificandolo in maniera chiara nella richiesta), il personale della Biblioteca potrà venire direttamente presso la sede centrale dell'Area bibliotecaria archivistica e museale a ritirare l'unità documentale.